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Tracy · mapeo de procesos con IA

Del trabajo real al proceso mapeado y listo para mejorar.

Tracy convierte las grabaciones narradas, los documentos y las hojas de cálculo de quienes ejecutan el trabajo en un diagnóstico del proceso actual. Con la confirmación del responsable, propone mejoras en tres niveles, con pasos de implementación.

Prerregistro Ver cómo funciona
  • SIPOC
  • Carriles
  • VSM
  • Service Blueprint
  • BPMN

Proceso actual confirmado, en tres carriles: el solicitante envía la solicitud por correo electrónico, Finanzas la copia a la hoja de cálculo, verifica los documentos y decide si el comprobante es válido; si no lo es, el solicitante lo ajusta; si lo es, el aprobador decide y registra.

Proceso propuesto en el nivel Intermedio, por validar: aparece el carril Automatización, que valida campos y adjuntos de una solicitud estandarizada; la copia a la hoja de cálculo desaparece y Finanzas pasa a verificar solo las excepciones. La decisión sigue en manos del aprobador.

Comparación: una etapa nueva, validar campos y adjuntos; dos modificadas, la solicitud y la verificación; una eliminada, la copia a la hoja de cálculo; tres sin cambios.

El mismo proceso de verificación de reembolsos visto como proceso actual, proceso propuesto y comparación de los cambios.

01El problema

Mapear con entrevistas y talleres lleva semanas. Y el trabajo real se queda en la cabeza de quien lo ejecuta.

Las reglas, las excepciones y los atajos rara vez están por escrito. Y el mapa terminado casi nunca muestra de dónde salió cada dato.

  • La agenda de quien hace el trabajo

    Reunir a las personas, consolidar notas y volver para validar.

  • Conocimiento disperso

    Hojas de cálculo, documentos y sistemas guardan partes del proceso. Nadie lo junta todo.

  • ¿Hecho o suposición?

    Sin una fuente para cada etapa, lo medido y lo estimado se mezclan.

¿Te suena?

Tracy parte del trabajo real: quien lo ejecuta graba y explica, la IA organiza la evidencia y el responsable confirma lo que vale.

En la práctica

El trabajo real se convierte en un proceso mapeado. Míralo con el tuyo.

La operación graba y explica su propio trabajo. La IA organiza. El responsable revisa y confirma antes de cualquier propuesta.

Prerregistro para demostración

02Cómo funciona

De la grabación a la versión confirmada, con revisión humana.

Cuatro etapas. En cada decisión importante, un responsable confirma.

Cada proceso nace en un cliente y un proyecto, con un responsable. El sector, las áreas, los sistemas y las restricciones se pueden registrar antes.

  • Parcial es borrador.
  • Actual confirmado es una revisión aprobada.
  • Propuesto es un plan por validar.

03Diagnóstico del proceso actual

El proceso actual, leído desde cinco perspectivas.

Etapas, responsables, reglas, excepciones, tiempos y cuellos de botella, cada uno con su fuente y su nivel de evidencia.

Verificación de reembolsos

Proveedores
Solicitante
Entradas
Solicitud y comprobantes
Proceso
Verificar y aprobar
Salidas
Reembolso registrado
Clientes
Solicitante y Finanzas

Del proveedor al cliente del proceso, en una línea.

Cobertura de la evidencia

  • Respaldado
  • Evidencia parcial
  • Material necesario

El tiempo reportado, el valor medido y la inferencia de la IA aparecen por separado. Lo desconocido sigue siendo explícito.

04Mejoras

Mejoras en tres niveles, a partir de la versión confirmada.

Cada propuesta incluye problema, antes y después, esfuerzo, riesgos y criterio de finalización.

Básico

Ajustes de rutina y organización.

Ejemplo: Estandarizar la entrada y crear una lista de verificación.

Qué incluye este nivel

  • Estandarizar la solicitud En este nivel
  • Lista de verificación En este nivel
  • Configurar validaciones Desde Intermedio
  • Integrar sistemas, cuando sea viable Desde Avanzado

Rol de cada tecnología

  • Trabajo humano
  • Automatización determinística
  • Sistemas e integraciones
  • Apoyo de IAsegún el caso

Cada nivel ya incluye el anterior, por eso los beneficios no se suman. Avanzado no obliga a usar IA en cada actividad.

Qué explica cada propuesta

  • Problema
  • Antes y después
  • Beneficio esperado
  • Impacto
  • Esfuerzo
  • Pasos de implementación
  • Dependencias
  • Rol de la IA
  • Riesgos
  • Criterio de finalización

Tracy documenta el plan. No aplica cambios en sistemas externos: aprobaciones, excepciones, permisos y pruebas siguen en manos de personas.

Míralo con tu proceso.

Prerregistro para demostración

05Decidir y entregar

Elige por dónde empezar y lleva el plan a la implementación.

Con el proceso confirmado, Tracy responde tres preguntas: qué hacer primero, cuánto tiempo libera y cómo ponerlo en práctica.

  1. 01

    Qué hacer primero

    Cada mejora se ordena por impacto y esfuerzo. Las de alto impacto y bajo esfuerzo van primero.

    1. 1Estandarizar solicitudImpacto alto · esfuerzo bajo
    2. 2Lista de verificaciónImpacto alto · esfuerzo bajo
    3. 3Configurar validacionesImpacto alto · esfuerzo medio
    4. 4Integrar sistemasImpacto medio · esfuerzo alto

  2. 02

    Cuánto tiempo libera

    Ejemplo: hoy cada solicitud toma 30 minutos. Con la mejora, pasa a tomar 18.

    Solicitudes por mes
    100
    Minutos menos por solicitud
    12 min
    Adopción del equipo
    75%

    15 hliberadas por mes, o 180 h en un año

    Los supuestos quedan registrados en cada mejora. Es una estimación, no una promesa de ahorro.

  3. 03

    Cómo ponerlo en práctica

    Cada mejora sale lista para quien la va a implementar.

    • Diagrama de flujo del proceso en la plataforma
    • Pasos, riesgos y criterio de finalización
    • Un prompt por mejora para tu IA
    • Paquete en Markdown y JSON

    El equipo de Optimización de Escola de CAIO, con AI Engineers certificados, ejecuta las mejoras que elijas.

06Para quién

Para quien necesita entender el proceso antes de cambiarlo.

  • Operaciones

    Líderes que necesitan ver el proceso tal como es antes de cambiar rutinas, sistemas o responsabilidades.

  • CSC y servicios compartidos

    Centros de servicios compartidos que estandarizan procesos de varias áreas y comparan prioridades sobre la misma base.

  • Consultorías

    Consultorías que hacen diagnósticos para varios clientes y necesitan evidencia organizada y trazable.

07Demostración

¿Qué proceso quieres entender antes de cambiarlo?

Haz tu prerregistro y cuéntanos el contexto. En la demostración, verás cómo Tracy mapearía ese proceso con tu equipo.

Hacer el prerregistro

Preguntas frecuentes

¿La IA decide sola cómo es el proceso?

No. La IA organiza los materiales y propone una descripción. El responsable del proceso revisa, resuelve los pendientes con quien lo ejecuta y confirma. Lo parcial es un borrador, y las mejoras solo se generan después de la confirmación.

¿Qué tiene que enviar el equipo?

Grabaciones de pantalla con la explicación narrada del trabajo, archivos PDF, DOCX, XLSX y CSV, textos y videos autorizados, que se transcriben. Las páginas escaneadas sin texto tienen una lectura limitada, por eso conviene enviar los archivos originales.

¿Cómo se manejan la seguridad y los datos sensibles?

Cada persona ve solo lo que su rol permite: quien contribuye envía su propio material y no lee el diagnóstico consolidado. El análisis usa solo las fuentes seleccionadas del proceso, la preparación de videos pide autorización previa y el acceso a archivos y exportaciones se verifica en el servidor. En la demostración, evaluamos con tu equipo qué materiales pueden entrar en el proyecto, teniendo en cuenta la LGPD y la normativa de protección de datos aplicable.

¿Tracy implementa las mejoras en nuestros sistemas?

No de forma autónoma. Pero sí con nuestro equipo de Optimización: Tracy mapea y propone las mejoras, y nuestros AI Engineers certificados ejecutan las optimizaciones que elijas.

¿En qué formatos se entregan los resultados?

La salida principal es un diagrama de flujo de mapeo de procesos, accesible directamente en la plataforma. Nuestro equipo de Optimización puede agilizar la entrega de las optimizaciones con los entregables específicos de nuestros agentes de IA.

¿Los beneficios y las referencias a normas están garantizados?

No. El escenario económico es una estimación condicionada a los supuestos registrados, no un ahorro realizado. Las normas y buenas prácticas sirven de referencia para señalar brechas y documentos; no sustituyen una certificación ni una validación especializada.

¿Qué pasa después del prerregistro?

El equipo de Escola de CAIO se pone en contacto contigo por correo electrónico y WhatsApp para coordinar la demostración.

Prerregistro