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Tracy · mapeamento de processos com IA

Do trabalho real ao processo mapeado e pronto para melhorar.

O Tracy transforma gravações narradas, documentos e planilhas de quem executa o trabalho em um diagnóstico do processo atual. Com a confirmação do responsável, propõe melhorias em três níveis, com passos de implantação.

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  • SIPOC
  • Raias
  • VSM
  • Service Blueprint
  • BPMN

Processo atual confirmado, em três raias: o solicitante envia o pedido por e-mail, o financeiro copia para a planilha, confere os documentos e decide se o comprovante é válido; se não for, o solicitante ajusta; se for, o aprovador decide e registra.

Processo proposto no nível Intermediário, a validar: surge a raia Automação, que valida campos e anexos de um pedido padronizado; a cópia para a planilha sai e o financeiro passa a conferir só as exceções. A decisão continua com o aprovador.

Comparação: uma etapa nova, validar campos e anexos; duas alteradas, o pedido e a conferência; uma removida, a cópia para a planilha; três preservadas.

O mesmo processo de conferência de reembolsos visto como processo atual, processo proposto e comparação das mudanças.

01O problema

Mapear com entrevistas e workshops toma semanas. E o trabalho real fica na cabeça de quem executa.

Regras, exceções e atalhos raramente estão escritos. E o mapa pronto quase nunca mostra de onde veio cada informação.

  • A agenda de quem faz

    Reunir pessoas, consolidar anotações e voltar para validar.

  • Conhecimento espalhado

    Planilhas, documentos e sistemas guardam partes do processo. Ninguém junta tudo.

  • Fato ou suposição?

    Sem fonte para cada etapa, o medido e o estimado se misturam.

Soa familiar?

O Tracy parte do trabalho real: quem executa grava e explica, a IA organiza as evidências e o responsável confirma o que vale.

Na prática

O trabalho real vira processo mapeado. Veja com o seu.

A operação grava e explica o próprio trabalho. A IA organiza. O responsável revisa e confirma antes de qualquer proposta.

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02Como funciona

Da gravação à versão confirmada, com revisão humana.

Quatro etapas. Em cada decisão importante, um responsável confirma.

Cada processo nasce num cliente e num projeto, com um owner. Setor, áreas, sistemas e restrições podem ser registrados antes.

  • Parcial é rascunho.
  • Atual confirmado é uma revisão aprovada.
  • Proposto é um plano a validar.

03Diagnóstico do processo atual

O processo atual, lido por cinco perspectivas.

Etapas, responsáveis, regras, exceções, tempos e gargalos, cada um com a fonte e o nível de evidência.

Conferência de reembolsos

Fornecedores
Solicitante
Entradas
Pedido e comprovantes
Processo
Conferir e aprovar
Saídas
Reembolso registrado
Clientes
Solicitante e financeiro

Do fornecedor ao cliente do processo, em uma linha.

Cobertura das evidências

  • Sustentado
  • Evidência parcial
  • Material necessário

Tempo relatado, valor medido e inferência da IA aparecem separados. O que é desconhecido continua explícito.

04Melhorias

Melhorias em três níveis, a partir da versão confirmada.

Cada proposta traz problema, antes e depois, esforço, riscos e critério de conclusão.

Básico

Ajustes de rotina e organização.

Exemplo: Padronizar a entrada e criar um checklist.

O que entra neste nível

  • Padronizar o pedido Neste nível
  • Checklist de conferência Neste nível
  • Configurar validações A partir do Intermediário
  • Integrar sistemas, quando for viável A partir do Avançado

Papel de cada tecnologia

  • Trabalho humano
  • Automação determinística
  • Sistemas e integrações
  • Apoio de IAconforme o caso

Cada nível já inclui o anterior, por isso os ganhos não se somam. Avançado não obriga usar IA em toda atividade.

O que cada proposta explica

  • Problema
  • Antes e depois
  • Ganho esperado
  • Impacto
  • Esforço
  • Passos de implementação
  • Dependências
  • Papel da IA
  • Riscos
  • Critério de conclusão

O Tracy documenta o plano. Não aplica mudanças em sistemas externos: aprovações, exceções, permissões e testes continuam com pessoas.

Veja isso com o seu processo.

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05Decidir e entregar

Escolha por onde começar e leve o plano para a implantação.

Com o processo confirmado, o Tracy responde três perguntas: o que fazer primeiro, quanto tempo isso libera e como colocar em prática.

  1. 01

    O que fazer primeiro

    Cada melhoria ganha uma posição por impacto e esforço. As de alto impacto e baixo esforço vêm na frente.

    1. 1Padronizar pedidoImpacto alto · esforço baixo
    2. 2Checklist de conferênciaImpacto alto · esforço baixo
    3. 3Configurar validaçõesImpacto alto · esforço médio
    4. 4Integrar sistemasImpacto médio · esforço alto

  2. 02

    Quanto tempo libera

    Exemplo: hoje cada pedido leva 30 minutos. Com a melhoria, passa a levar 18.

    Pedidos por mês
    100
    Minutos a menos por pedido
    12 min
    Adoção pela equipe
    75%

    15 hliberadas por mês, ou 180 h em um ano

    As premissas ficam registradas em cada melhoria. É uma estimativa, não promessa de economia.

  3. 03

    Como colocar em prática

    Cada melhoria sai pronta para quem vai implantar.

    • Fluxograma do processo na plataforma
    • Passos, riscos e critério de conclusão
    • Um prompt por melhoria para a sua IA
    • Pacote em Markdown e JSON

    O time de Otimização da Escola, com AI Engineers certificados, executa as melhorias que você escolher.

06Para quem

Para quem precisa entender o processo antes de mudá-lo.

  • Operações

    Lideranças que precisam ver o processo como ele é antes de mudar rotinas, sistemas ou responsabilidades.

  • CSC e serviços compartilhados

    Centros de serviços compartilhados que padronizam processos de várias áreas e comparam prioridades na mesma base.

  • Consultorias

    Consultorias que fazem diagnósticos para vários clientes e precisam de evidência organizada e rastreável.

07Demonstração

Qual processo você quer entender antes de mudar?

Faça o pré-cadastro e conte o contexto. Na demonstração, você vê como o Tracy mapearia esse processo com a sua equipe.

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Perguntas frequentes

A IA decide sozinha como é o processo?

Não. A IA organiza os materiais e propõe uma descrição. O owner revisa, responde as pendências com quem executa e confirma. Parcial é rascunho, e as melhorias só saem depois da confirmação.

O que a equipe precisa enviar?

Gravações de tela com a explicação narrada do trabalho, arquivos PDF, DOCX, XLSX e CSV, textos e vídeos autorizados, que são transcritos. Páginas digitalizadas sem texto têm leitura limitada, por isso vale enviar os arquivos originais.

Como ficam a segurança e os dados sensíveis?

Cada pessoa vê apenas o que o seu papel permite: quem contribui envia o próprio material e não lê o diagnóstico consolidado. A análise usa só as fontes selecionadas do processo, o preparo de vídeo pede autorização antes e o acesso a arquivos e exportações é verificado no servidor. Na demonstração, avaliamos com sua equipe quais materiais podem entrar no projeto, considerando a LGPD.

O Tracy implementa as melhorias nos nossos sistemas?

Não de forma autônoma. Mas sim, com o nosso time de Otimização: o Tracy mapeia e propõe as melhorias, e nossos AI Engineers certificados executam as otimizações que você escolher.

Em que formatos os resultados saem?

A saída principal é um fluxograma de mapeamento de processos, acessível diretamente pela plataforma. Nosso time de Otimização consegue acelerar a entrega das otimizações com os outputs específicos dos nossos Agentes de IA.

Os ganhos e as referências a normas são garantidos?

Não. O cenário econômico é uma estimativa condicionada às premissas registradas, não economia realizada. Normas e boas práticas servem de referência para apontar lacunas e documentos; não substituem certificação nem validação especializada.

O que acontece depois do pré-cadastro?

A equipe da Escola entra em contato por e-mail e WhatsApp para combinar a demonstração.

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